איך לענות ללקוחות בוואטסאפ בלי לשבת כל היום על הטלפון

קודם כל: מאיפה מגיע העומס?

לפני שבוחרים פתרון, כדאי לעבור על ההודעות של השבוע האחרון ולמיין אותן לארבע קבוצות:

• שאלות שחוזרות על עצמן: שעות, מחירים, מיקום, "אתם עושים גם...?".
• תיאום: תורים, פגישות, הזזות וביטולים.
• פניות חדשות: אנשים שמתעניינים וצריך להבין מה הם מחפשים.
• דברים שרק אתם יכולים לענות עליהם: תלונה, מקרה מיוחד, החלטה.

הרבה בעלי עסקים מגלים שרוב ההודעות נמצאות בשלוש הקבוצות הראשונות. את אלה אפשר לצמצם או להעביר למישהו אחר. את הקבוצה הרביעית כדאי להשאיר לכם.

2. הודעת פתיחה והודעת היעדרות

הודעת פתיחה נשלחת אוטומטית למי שכותב לכם בפעם הראשונה, והודעת היעדרות נשלחת מחוץ לשעות הפעילות. שתיהן חינמיות ועוזרות לתאם ציפיות: "קיבלנו, נחזור אליכם עד הצהריים". המגבלה: הן לא עונות על השאלה עצמה, אז הלקוח עדיין מחכה.

4. זמנים קבועים לתשובות

במקום לענות לכל הודעה ברגע שהיא מגיעה, קובעים שלוש או ארבע פעמים ביום שבהן עונים לכל ההודעות ברצף. ככה העבודה לא נקטעת כל כמה דקות. המחיר: הלקוחות מחכים יותר לתשובה, ופנייה חדשה שמחכה עלולה ללכת למתחרה.

אז מה לבחור?

• עשרות הודעות בשבוע: תשובות מהירות, הודעת היעדרות ופרופיל מלא בדרך כלל מספיקים.
• הרבה הודעות שחוזרות על עצמן, או תיאום תורים כל היום: כאן סוכן AI חוסך הכי הרבה זמן.
• פניות שמגיעות מפרסום: סוכן שעונה מיד שומר על הלידים שאתם משלמים עליהם.

לא בטוחים? כתבו לטובי מה קורה אצלכם בוואטסאפ, ונגיד לכם בכנות אם סוכן שווה את זה.